TEMA 7

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

El departamento de Contabilidad se encarga de registrar y anotar todas las operaciones económicas y financieras, de forma que le permitan tener información sobre su situación. Su objetivo es mejorar su funcionamiento.

Funciones que se realizan en este departamento.

ü  Registro de los asientos contables.

ü  Elaboración de balances.

ü  Comprobación periódica de los saldos contables.

ü  Conciliación bancaria.

ü  Cálculo del resultado del ejercicio.

ü  Liquidación con los órganos oficiales: Hacienda y Seguridad Social.

CONCEPTOS BÁSICOS.

A.         La partida doble.

Es el método contable más utilizado, que registra los hechos contables mediante las cuentas. Los movimientos de las cuentas quedan reglados mediante el convenio de cargo y abono; ACTIVO= PASIVO + PATRIMONIO NETO.

Establece que cualquier hecho u operación de carácter económico contable da lugar como mínimo a dos anotaciones: el Debe y otra Haber.

A.         Libros contables obligatorios.

Es un documento que registra de forma cronológica las transacciones económicas que una empresa realiza. Estas transacciones están relacionadas con la actividad principal de la firma.

Libro Diario: recoge, a través de asientos, toda la información económica financiera de la empresa.

Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

·         Se abre con el Balance inicial detallado de la empresa. Trimestralmente se realiza un Balance de comprobación de sumas y saldos. Se realiza un inventario de cierre de ejercicio.

·         Las cuentas anuales son: el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios del Patrimonio Neto, el Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria.

Libro de Actas: solo es obligatorio para empresas constituidas como sociedades.

Libro Mayor: es un libro principal, pero no es obligatorio.

B.         Ciclo contable: fases.

1º. Inventario o balance inicial.

Relación ordenada, detallada y valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones.

2º. Asiento de apertura. Reflejo del Balance inicial en el libro Diario.

3º. Asientos en el libro Diario y anotaciones en el libro Mayor.

 Registra los hechos contables por orden cronológico.

4º. Balance de comprobación de Sumas y Saldos.

 Consiste en efectuar las sumas de Debe y Haber por un lado y de saldos deudores y acreedores por otro, para comprobar su igualdad.

5º. Operaciones de regularización y cierre de ejercicio:

a.    Variación de existencias. Expresa la variación entre las existencias iníciales y las finales.

b.    Periodificación contable. Los ajustes reflejan como gasto o ingreso del ejercicio aquellos que realmente corresponden.

c.    Amortizaciones. Registran contablemente los elementos de inmovilizado durante toda su vida útil.

d.    Declaración-liquidación del IVA.

e.    Cálculo del resultado del ejercicio. Se determina el resultado de la empresa, beneficio o pérdida, mediante una regularización en el libro Diario.

f.     Cálculo y contabilización del Impuesto de Sociedades.

g.    Asiento de cierre. Cerrar todas las cuentas que permanecen abiertas después de la regularización, llevando al Debe las que tengan saldo acreedor y al Haber las que tengan saldo deudor.

6º. Cuentas anuales.

Son documentos que reflejan el estado Patrimonial y financiero de la empresa al final del ejercicio económico. Las Pymes tienen cuatro partes:

a.    Balance.

b.    Cuenta de pérdidas y ganancias.

c.    Memoria y estado de cambios en el Patrimonio Neto.

C.         El Plan General de Contabilidad.

Conjunto de principios y normas que regulan la contabilidad.

MATERIALES NECESARIOS.

1.    Un archivador con los libros del departamento y otra documentación de interés.

2.    Un sello comercial que incluya el nombre del departamento, fecha y número de asiento.

3.    Libro Diario. En él iremos registrando los hechos contables por orden cronológico.

   Libro Mayor.

1.   Libro de Inventarios y Cuentas anuales. Registraremos los balances y las cuentas anuales.

PASOS PARA PONER EN FUNCIONAMIENTO EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

1.    Puesta en marcha.

Antes de empezar a trabajar, asegúrate de que tienes todo el material necesario y realiza el etiquetado de la bandeja del departamento y de los archivadores. 

DATOS DE PARTIDA:

1.    Estructura del PGC: nuevo PGC para Pymes.

2.    Fecha de inicio de la actividad: 1 de noviembre de 20X0.

3.    Fecha de fin de ejercicio: 31 de diciembre de 20X0.

1.    Operaciones de apertura.

Paso 1. A partir del Balance de situación inicial, realiza la apertura de la contabilidad en el libro Diario con el Asiento de apertura, abriendo las distintas cuentas patrimoniales de Activo, Pasivo y Neto patrimonial.

Paso 2. Confecciona el libro Mayor correspondiente al Asiento de apertura, las cuentas con los importes iníciales.

CONTABILIZACIÓN DE LAS OPERACIONES DEL EJERCICIO.

Registraremos primero en el libro Diario y después en el libro Mayor; es necesario que haya concordancia entre ambos.

Registro de las operaciones contables:

Paso 1. Tomar de la bandeja los documentos y analizarlos.

Paso 2. Realizar el asiento correspondiente en el libro Diario.

Paso 3. Registrar la operación en el libro Mayor.

Paso 4. Sellar el/los documento/s incluyendo fecha y número de asiento.

Paso 5.

a.    Si  se trata de una factura: pasarla al departamento de Tesorería depositándola en su bandeja.

b.    Si se trata de un justificante de cobro o pago: deben ser archivados grapándolos a la facturo.

c.    Si se trata del resumen de nóminas mensual lo archivaremos en el archivador del departamento de Contabilidad.

BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS.

Nos permite comprobar la situación del patrimonio de la empresa en un momento dado y la certeza de transcribir correctamente las anotaciones del libro Diario al Libro Mayor.

Realizar, al menos, una vez al trimestre.

En el Balance de comprobación de sumas y saldos transcribimos todos los cargos y abonos realizados en el Debe y Haber del libro Diario durante el ejercicio. Debe y Haber del libro Diario suman cantidades idénticas; se obtienen los saldos de todas las cuentas, la suma de los saldos deudores ha de ser igual a la suma de los saldos acreedores.

OPERACIONES DE REGULARIZACIÓN Y CIERRE DEL EJERCICIO.

A.    Regularización de existencias.

El departamento Almacén realiza un inventario de existencias y comprueba que coinciden con los datos de las fichas de almacén.

B.    Amortización del inmovilizado.

Debes conocer que la empresa ha establecido unos porcentajes anuales de amortización lineal.

C.    Liquidación con Hacienda.

Debemos proceder a la declaración-liquidación trimestral del IVA a Hacienda.

D.   Regularización de gastos e ingresos. Cálculo del resultado.

Este cálculo se realiza para obtener el resultado económico de la empresa.

E.    Cierre de la contabilidad.

Paso 1. Elaborar Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.

Paso 2. Anotar en el Debe todas las cuentas abiertas con saldo acreedor y en el Haber todas las cuentas abiertas con saldo deudor.

F.    Las cuentas anuales.

La empresa debe presentar las Cuentas anuales establecidas en el PGC de Pymes, Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio neto y Memoria.