TEMA 5

Departamento de compras.

1.               Introducción

Actividades departamento:

·         Realizar pedido a los proveedores.

·         Realizar compras de otros aprovisionamientos.

·         Reflejar los pedidos de facturación.

·         Llevar un control de pedidos

·         Controlar la facturas recibidas y reflejarlo en el programa contable

·         Reconocer los registros, materiales y archivos.

·         Realizar la comunicación escrita con proveedores. (Cartas)

2.               Conceptos básicos.

A)   El pedido

Cuando una empresa desea solicitar mercancías a un proveedor emite un pedido. Puede realizarse mediante impreso del comprador (nota de pedido) o impreso del vendedor (propuesta de pedido), carta, teléfono, fax, o correo electrónico.

a)    Si se realiza por teléfono dejar constancia escrita del pedido, incluyendo la mercadería solicitada y la fecha del pedido.

b)   Si se realiza por carta se guardará copia en la empresa. Con el pedido se inicia el contrato de compraventa entre cliente y proveedor. El cliente se compromete a aceptar la mercancía solicitada y a pagarla según a forma convenida.

B)   Reclamación de pedidos

En  ocasiones, es necesario realizar reclamaciones de pedido:

a)    Retrasos en la entrega: Suele utilizarse el teléfono , es conveniente anotar la fecha en la que se ha realizado la reclamación.

b)   Errores en la mercadería entregada y deterioros: Se trata de reclamar un error en la mercancía enviada, es conveniente que, además de la llamada se redacte una carta de reclamación.

C)   La factura

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir  y entregar facturas por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad y a conservar copiar de las mismas.

La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa o prestación de servicio.

Las facturas tienen como mínimo los datos que aparecen en la figura de la página siguiente.

Reclamación de facturas

En ocasiones, es necesario reclamar una factura errónea, porque presenta algún error de cálculo o porque  no se ajusta a la compra realizada o porque los precios no corresponden con los pactados.

Factura rectificativa

Se realiza una factura rectificativa cuando no se ha cumplido alguno de los requisitos establecidos en la  referente al contenido o cuando las cuotas repercutidas de IVA se han determinado de manera incorrecta.

La factura electrónica

Es un documento que se genera por medios informáticos y que sustituye a la factura en papel.

Reduce gastos de papel y de espacio, facilita el control por parte de la Administración tributaria. La firma digital garantiza la identidad del emisor.

Las tres condiciones para la realización de la e-Factura son:

a)    Un formato electrónico (pdf, html, doc, xls)

b)   Una transmisión telemática

La transmisión telemática deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida

3.               Materiales necesarios.

Bandeja de documentos.

En ella se irán depositando todos los impresos de operaciones en proceso: órdenes de reposición, notas internas de compras y facturas recibidas de proveedores

Notas de pedido.

Cuando se realicen compras de materiales, dejaremos constancia del pedido realizado.

Carpeta colgante pedidos pendientes de recibir.

Archivaremos los pedidos realizados a los proveedores. Deberá retirarlo de esta carpeta con formen lleguen los envíos.

Carpeta colgante albaranes pendientes de facturas.

Archivará los albaranes que ya han sido registrados en el programa y en las fichas de control de existencias.

Control de pedido.

Llevar un seguimiento de los pedido emitidos a los proveedores, deberán revisar los pedido que no han llegado

Registro de incidencias por devolución de compras.

Llevar un control de las devoluciones efectuadas.

Registro de compras de otros aprovisionamientos.

Controlar las compras de otros aprovisionamientos que se realicen y el departamento solicitante.

Carpeta archivadora de compras.

Se irán archivando cronológicamente todos los pedidos y albaranes cuya factra se haya recibido y sea conforme.

Registro de facturas recibidas.

Se irán anotando todas las facturas recibidas.

Ficha de proveedores.

Anotaremos los datos de los proveedores para poder consultar en cualquier momento los artículos de suministros, condiciones de ventas.

Es importante disponer de un fichero de proveedores:

a)    Datos del proveedor.

b)   Persona de contacto.

c)    Artículos que suministra.

d)    Precio, descuentos, forma de pago, plazo de entrega, etc.

e)    Campo de observaciones.

Nota interna de compra de materiales

Esta nota la repartirá el departamento de compras al resto de departamentos cuando estos precisen la compra de materiales.

ACTIVIDADES pag 62:

1.    Redacta una carta de reclamación.

GUAJAR S.L

Pza. Tenerías, 22

Calatayud (Zaragoza).

Musical Box

Arcadia, 5, Zaragoza

Zaragoza, 20 de Enero 2.017.

Asunto: Reposición cajas de música deterioradas.

Estimado Sr/ Sra:

El pasado 30 de Diciembre recibimos nuestro pedido en malas condiciones.

Por medio de la presente, quiero hacerle saber que al comprobar las 15 unidades, nos hemos dado cuenta que algunas de ellas están estropeadas y sin barnizar.

Suponemos que ha sido a causa del trasporte, ya que normalmente acostumbran a realizar siempre un servicio impecable.

Necesitamos que nos manden las 15 unidades lo más rápido posible, debido a que tenemos un evento muy importante los días 27, 28, 29.

Confiamos en vuestra profesionalidad,

Se despide atentamente.

Departamento de compras.

Ana Moreno Buendía.

Ejer. Carta de reclamación a la compañía de internet.

Ana Cristina Moreno Buendía

C/ Mª Auxiliadora, 27

Almería a 25 de Enero 2017.

Asunto: reclamación por menos MB.

Estimados Sres.

Me comunico con ustedes por medio de la presente, para decirles que estos últimos días me ha ido muy lenta la conexión a Internet. Llamé a la compañía y me dijeron que tenía 300MB contratados, de los cuales solo están activos 250 MB desde hace dos meses, y aún así, los he pagado.

Espero que lo solucionen cuanto antes y me devuelvan la parte proporcional económica que me corresponde por no haber disfrutado de los MB.

Les adjunto el contrato, junto con las facturas de estos dos últimos meses.

Un saludo atentamente,

Ana Moreno Buendía.