TEMA 2

Organización por departamentos.

1.     INTRODUCCIÓN

 La organización, el trabajo en equipo, a comunicación ( tanto internas como externas a la empresa) y la organización de la información y archivo son aspectos muy importantes para cualquier empresa.

2.     CONCEPTOS BÁSICOS.

A)  Organización de la empresa.

El organigrama es una representación de la organización de una empresa.

a)    La estructura de la empresa con sus diferentes departamentos.

b)   El orden jerárquico y el establecimiento de las relaciones entre los diferentes escalones que lo configuran. El orden jerárquico da lugar al nivel de responsabilidad.

c)    Los canales de comunicación.

El organigrama funcional se caracteriza por agrupar las actividades por departamentos.

Ventajas	Inconvenientes
Las tareas de cada trabajador están delimitadas, ya que las funciones quedan definidas con claridad.	Simplifica la compleja realidad de las relaciones que median entre los distintos puestos.
Facilita y aclara las relaciones entre  los distintos órganos de la empresa.	Tener    en    cuenta    las    relaciones jerárquicas.
Saca a la luz defectos que existen en diferentes sectores.	Descuida las relaciones funcionales.
Ayuda a la orientación e integración de los recién admitidos.	Supone un coste considerable.
Permite programar con claridad las líneas de promoción de las personas de la empresa.
Proporciona a las personas ajenas a la empresa una visión clara de la estructura.	Hay que actualizarlo constantemente.

B)  ¿Qué es el trabajo en equipo?

El trabajo en equipo implica un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejercitación de un proyecto. El resultado final es responsabilidad del equipo.

Cada miembro del equipo es responsable de un cometido. Un grupo de personas que trabajan sin ninguna coordinación sin contar con los demás, no forman un equipo.

3.- SIMULACIÓN DE LA ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL AULA.

  3.1.- Estructura y organización de la empresa.

Paso 1. Diseño del organigrama. Exige el estudio previo de los diferentes puestos o cargos de la empresa.

Se puede llevar a cabo según diferentes criterios, pero el que mejor se adapta a la organización de la mayoría de las empresas es el organigrama funcional por departamentos.

Paso 2. Definición de puestos de trabajo y tareas. Antes de comenzar la actividad empresarial deben quedar bien definidas las funciones y tareas de cada puesto y los niveles de responsabilidad.

Deberás realizar una relación de las tareas que cada departamento y cada puesto de trabajo de tu empresa debe llevar a cabo.

Puestos de trabajo	Funciones	Puestos de trabajo	Funciones
Almacén	·         Confección de orden de reposición ·         Entrada de mercaderías. ·         Salida de mercaderías. ·         Inventario de existencias.	Compras	·         Emisión de pedidos y control de las entregas. ·         Reclamación de pedidos atrasados. ·         Comprobación de los albaranes.
Ventas	·         Recepción de pedidos. ·         Transportes. ·         Facturación.	Gestión contable	·         Mantenimiento del Plan General de contabilidad. ·         Registro de los asientos contables. ·         Mantenimiento de la aplicación contable. ·         Elaboración de balances.
Tesorería	·         Control de cobros y pagos. ·         Confección de remesas bancarias. ·         Control de saldos bancarios. ·         Solicitud de créditos y préstamos. ·         Confección de nominas.	Recursos Humanos	·         Selección de personal. ·         Confección de contratos. ·         Pago de las nóminas. ·         Liquidación del pago a la Seguridad Social.

Paso 3. Proceso de acogida, integración y formación. Los trabajadores que se incorporan por primera vez en una empresa necesitan integrarse y adaptarse a ella.

Es necesaria una etapa de formación inicial en la que el trabajo vaya conociendo el funcionamiento de la empresa y de su puesto de trabajo

3.2.- Trabajo en equipo

Paso 1. Formación de equipos y grupos de trabajo cooperativos. Debemos crear equipos de trabajo entre los componentes de la clase. Cada equipo trabajará en grupos en un departamento con el objetivo de realizar todas las tareas propuestas por el profesor.

Paso 2. Los grupos rotarán por los distintos departamentos.

Paso 3. Cada grupo contará con un jefe de equipo. De manera que el jefe cambiará cuando se produzca la rotación del equipo a otro departamento.

Objetivos de un equipo de trabajo

Conseguir mayor nivel de eficacia.

Mejorar el clima laboral.

Tener una comunicación más directa y fluida.

Aumentar la motivación de los componentes del equipo.

Adquirir un mayor nivel de compromiso con los objetivos marcados.

3.3-  Comunicación y transmisión de la información.

La necesidad de comunicación es indudable en cualquier ámbito de la vida, y también en el trabajo, cuando se trabaja en equipo.

A.     Transmisión de la información interna en la empresa.

Una buena comunicación contribuye a mejorar el clima laboral y facilita  la detección de posibles deficiencias dentro de la organización.

Sabías que…?

La comunicación puede ser:

·         Descendente: la formación se trasmite de los puestos superiores a los inferiores.

·         Ascendente: la formación se transmite de los puestos inferiores a los superiores.

·         Horizontal: la información se transmite entre los trabajadores del mismo nivel jerárquico.

¡¡ IMPORTANTE!!.

Pasos que deben de seguir los clientes ante una reclamación: 1º. Escuchar atentamente al reclamante.

2º. Tratarlo con cortesía y educación.

3º. No extraer conclusiones sin tener toda la información. 4º. Considerar las consecuencias de nuestra decisión.

5º. Fijar un plazo de resolución del problema.

6º. Explicarle la decisión tomada de la mejor manera.

B.   Transmisión de la información externa.

La comunicación de la empresa con el entorno exterior merece una atención especial, principalmente la atención al cliente, puede llegar a ser un elemento promocional para aumentar las ventas como la publicidad o los descuentos.

Atraer un cliente nuevo es más difícil y más costoso que mantener uno, las empresas tratan de fidelizar a sus clientes ofreciéndolos un buen servicio.

Los clientes aumentaran si conocemos sus necesidades y las sabemos satisfacer. La empresa debe adoptar sus productos, servicios a estos cambios.

C.   formas de comunicación y transmisión externa.

La comunicación oral.

El más importante de todos los medios orales en la empresa el teléfono por la frecuencia con que se utiliza. Permite comunicarnos con clientes, proveedores,

entidades bancarias. Es importante que la persona tenga un trato cortes y adecuado, que use un lenguaje correcto y que muestre interés.

Normas que hay que tener en cuenta cuando se recibe una llamada telefónica.	Normas que hay que tener en cuenta al realizar llamadas telefónicas.
1º Identificarse. 2º Averiguar que desea, con quien quiere hablar. ¿Qué desea?, ¿Con quién quieres hablas, por favor? 3º Solicitar a la persona que llama que se identifique. 4º Pasar la llamada a la persona interesada. 5º Tomar nota. 6º Transmitir mensajes claros y escuetos	1º Saludar 2º Identificarlos. 3º Solicitar la comunicación con la persona con la que queremos hablar. 4º Si no es posible comunicarnos con esa persona, dejar el mensaje o preguntar cuando podemos hablar con ella.

La comunicación escrita

La correspondencia comercial establece una relación entre la empresa y los agentes externos y proporciona una determinada imagen de la empresa.

La carta comercial es el modo de comunicación mar importante en una empresa, aunque actualmente se están imponiendo en una empresa, aunque actualmente se están imponiendo las formas de comunicación a través de la red (correo electrónico, direcciones web o redes sociales).

Para una correcta redacción de una carta comercial:

·         Limpieza y corrección.

·         Frases cortas, sencillas, bien redactadas y sin falta de ortografía.

·         Trato cortés.

Si comenzamos en plural, continuar así durante toda la carta.

Citar, fecha, referencia y asunto.

La justificación completa da lugar a documentos estéticamente uniformes.

Utilizar doble espacio entre líneas.

La comunicación a través de internet

a)    El correo electrónico (e-mail). Sirve para enviar y recibir mensajes de texto, imágenes y archivos completos. Dos modelos de acceso distintos:

·         El correo POP: almacena mensajes en el ordenador y no requiere disponer de una conexión constante, por ejemplo: Outlook Espress.

·         El correo web o webmail: almacena los mensajes fuera del ordenador y requiere disponer de una conexión constante, por ejemplo: Hotmail, Gmail, Terra o Yahoo.

b)   Las páginas web también son de utilidad comercial. A través de ellas podemos obtener gran cantidad de información, conocer otras empresas y darnos a conocer:

Es un importante medio de publicidad, ya que podemos llegar a un gran número de personas y empresas en todo el mundo y a cualquier hora.

También podemos hacer directamente pedidos de compra y recibir pedidos de posibles clientes.

c)    Otras formas de utilización de la red. Su principal aplicación en el terreno de las relaciones personales pueden resultar de mucha ayuda en el ámbito comercial.

·         Las listas de correo: son bases de datos con direcciones de personas o empresas que tienen intereses comunes y que sirven para enviar mensajes.

·         Los grupos de noticias: sirven para colocar y recibir mensajes, noticias o información de cualquier tipo agrupada por temas de interés.

·         Las redes sociales, de más recientes aparición: a través de ellas podemos crear un grupo de empresas con las que mantengamos relación y utilizarlas como medio de comunicación.

3.4.-  Organización y archivo de la información

La empresa genera una gran cantidad de información y de documentación que hay que organizar y conservar.

a)    Por el propio interés de la empresa. Es necesario para un buen funcionamiento.

b)   Por exigencias legales. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.